En el mundo actual todo va muy rápido, el tiempo es un recurso cada vez más valioso, por eso, encontrar las claves sobre cómo mejorar la productividad en nuestras vidas se ha convertido en una necesidad. Teniendo en cuenta que la mayor parte del tiempo lo invertimos en el puesto de trabajo, esta necesidad está en el punto de mira también para las organizaciones. La productividad laboral es la cantidad de trabajo provechoso que se realiza en un tiempo determinado y debe ir en aumento para rentabilizar al máximo las jornadas laborales. Optimizar el rendimiento y hacerlo de forma inteligente es clave para alcanzar el éxito y el bienestar, tanto el individual como el organizacional.
no son sólo palabras
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Claves para aumentar la productividad
Implementar estrategias para mejorar la productividad no solo beneficia a las empresas, sino que también repercute positivamente en el bienestar y el desarrollo personal de los empleados. A continuación compartimos 5 claves sobre cómo mejorar la productividad y lidiar con las tareas del día a día en la empresa.
Define objetivos claros y medibles
Establecer metas específicas, alcanzables, relevantes y con plazos definidos permite enfocar los esfuerzos y medir el progreso de manera efectiva.
Planificar y organizar el tiempo de manera óptima
La mejor forma de aumentar la productividad es planificar cada jornada. Crear un cronograma diario o semanal en el que distribuir las tareas según su prioridad e importancia permite tener una visión global y ayuda a saber por dónde continuar cada vez que se finaliza una tarea. Se pueden utilizar herramientas como agendas, calendarios o apps de gestión de tiempo para apoyar esta organización. Además, la jerarquización de tareas por orden de prioridad es fundamental para sacar adelante cualquier proyecto de manera óptima.
Una vez se hayan ordenado todas las prioridades, es importante centrarse en una sola tarea. Esto va a favorecer el aumento de la productividad y la obtención de los mejores resultados.
También es muy recomendable utilizar las aplicaciones y diferentes herramientas tecnológicas que existen en el mercado para automatizar las tareas más recurrentes, siempre que se tenga la posibilidad.
Eliminar las distracciones
Las distracciones son el mayor enemigo de la productividad laboral. Para poder combatirlas es necesario identificarlas.
Para empezar, es imposible mejorar la productividad en un ambiente caótico. Tener un escritorio ordenado, sin papeles y bolígrafos por medio, ni tazas de café a medio tomar, estimula la mente y favorece la concentración. Lo mismo ocurre con el escritorio del ordenador: una zona de trabajo ordenada, ya sea física o tecnológica, va a facilitar en gran medida el desempeño de las tareas pendientes.
También puede haber distracciones debido a las diferentes herramientas de comunicación, como puede ser el teléfono móvil o el correo electrónico. Actualmente, la mayoría de dispositivos móviles pueden configurarse de manera que solo entren llamadas o mensajes que sean verdaderamente urgentes, evitando las notificaciones que pueden esperar a ser atendidas en momentos de descanso o fuera de la jornada laboral. Por otro lado, aunque la revisión del correo electrónico es importante e inevitable en muchos casos, se pueden establecer sistemas para que esta tarea sea más llevadera y no perder el enfoque hacia el resto de labores, como por ejemplo, estableciendo intervalos de tiempo en los que revisar el email: a primera hora, a media mañana y antes de finalizar la jornada, siempre y cuando este método pueda ser compatible con la actividad laboral. De no ser así, existen muchas más opciones de organización como esta, solo es cuestión de probar cuál es la que mejor se adapta a las necesidades de cada persona.
Otras distracciones pueden estar ocasionadas por la presencia de personas, como pueden ser clientes o compañeros y compañeras de trabajo, sin dejar a un lado las distracciones internas, aquellas relacionadas con los pensamientos y la vida personal de cada individuo. Lo ideal es identificar en qué casos esto supone una distracción para buscar la manera de ponerle solución, como por ejemplo, trabajando con cascos para que no interfieran las conversaciones ajenas en las tareas laborales, tratar de solucionar los problemas personales en horas no laborales, etc.
Entiende la importancia de hacer descansos
Muchas veces tenemos una idea equivocada sobre cómo mejorar la productividad, pues creemos que ser más productivos consiste en trabajar más, en cambio, lo realmente óptimo sería trabajar mejor. Hemos hablado de la importancia de evitar las distracciones, pero, siendo honestos, mantener la atención durante toda la jornada es prácticamente imposible. En algún momento se necesita hacer una pausa para descansar.
Para hacer esto de la mejor manera posible y que resulte realmente productivo, se pueden organizar las tareas en bloques, con intervalos de tiempo entre bloque y bloque destinados al descanso.
Está confirmado que el rendimiento aumenta cuando se realizan descansos entre tareas, pues ayudan a reactivar el cerebro. Una de las técnicas más conocidas para ponerlo en práctica es la Pomodoro, que consiste en dividir el trabajo en bloques de 25 minutos de concentración absoluta, seguidos de breves descansos de 5 minutos. Esta técnica ayuda a mantener el enfoque y evitar la fatiga mental.
Cuida tu salud física y mental
Implementar hábitos saludables como estilo de vida no solo es fundamental para sentirse mejor física y mentalmente, también brinda las herramientas necesarias para afrontar los retos del día a día con mayor energía y enfoque, así como para mejorar la productividad personal y laboral.
Para ello, hay que tener en cuenta una serie de premisas. Por ejemplo, mantener una alimentación balanceada es esencial para proporcionar al cuerpo y la mente la energía y los nutrientes necesarios para su buen funcionamiento.
Por otro lado, la actividad física regular, además de tener beneficios físicos, también mejora significativamente el rendimiento cognitivo y la capacidad de concentración. Lo ideal es realizar actividades que resulten motivantes para poderlas realizar de forma constante: caminar, correr, nadar, bailar o practicar algún deporte, pero si esto se vuelve imposible o aburrido, también se pueden introducir en las rutinas pequeñas dosis de actividad física que pueden marcar la diferencia, como subir las escaleras en lugar del ascensor o realizar estiramientos durante la jornada laboral.
De la misma manera, tener un buen descanso durante las horas de sueño permite la reparación celular, fundamental para la consolidación de la memoria y la regulación emocional. Establecer un horario regular de sueño, crear un ambiente adecuado para dormir y evitar el uso de dispositivos electrónicos antes de acostarse puede ser clave para disfrutar de un sueño de calidad.
Gracias al sueño reparador, no será tan costoso levantarse al día siguiente. Esto es importante porque en las primeras horas de la mañana la mente está más fresca, lo que se puede aprovechar para realizar las tareas que requieren mayor concentración y esfuerzo, como: la planificación de proyectos relevantes, realizar actividades que impliquen mucha energía mental, e incluso sacar adelante las lecciones más complejas de algún curso que se esté estudiando.
Incluir técnicas de Mindfulness
Introducir nuevos recursos como el mindfulness para mejorar la productividad no solo va a favorecer el bienestar personal, sino también el laboral. Entre los beneficios que ofrece la realización de estas prácticas, destacamos la reducción del estrés y la ansiedad. ¿Cómo se consigue? Por ejemplo, a través de herramientas que pueden ser muy útiles para gestionar el estrés laboral de manera efectiva, promoviendo una sensación de calma y bienestar. También es un buen entrenamiento para mejorar la concentración y el enfoque, evitando que la mente se disperse con pensamientos irrelevantes. Además, ayuda a conectar con la intuición, el pensamiento creativo, desarrollar una mayor claridad mental y una mejor capacidad para analizar situaciones, fundamental para la toma de decisiones.
La técnica de mindfulness más conocida es la meditación. Existen diferentes tipos que se adaptan según necesidades y preferencias. Una buena idea es comenzar con meditaciones guiadas que ayudan a enfocarse en el presente y a calmar la mente.
Cómo beneficia la mejora de la productividad a la empresa
Implementar estrategias enfocadas en la mejora de la productividad va a permitir que la organización experimente en su conjunto un uso más eficiente del tiempo. Al optimizar los procesos y reducir el tiempo invertido en las diferentes tareas, se consigue hacer más con menos, generando ahorros en costes operativos y maximizando los recursos.
Identificar y eliminar cuellos de botella mediante el análisis y la reestructuración de los procedimientos internos, simplificando pasos y agilizando la ejecución de las tareas, es clave para liberar tiempo valioso que se puede destinar a otras actividades que generen mayor valor.
También, como ya hemos comentado, es muy recomendable la automatización de tareas rutinarias y repetitivas que desgastan y disminuyen tanto la energía como la motivación de las personas. Esto se puede llevar a cabo mediante herramientas tecnológicas como softwares o robots tipo chatbots o sistemas de respuesta automática. Además, también es importante realizar un análisis exhaustivo de las tareas que se llevan a cabo dentro de la empresa para identificar las actividades innecesarias o que no aportan un valor significativo al proceso productivo. Esto también va a liberar tiempo y recursos que pueden ser utilizados en actividades más productivas.
La optimización de los procesos y la reducción del tiempo invertido en tareas permiten a las empresas aprovechar al máximo sus recursos disponibles, tanto humanos como materiales. Esto se traduce en un uso más eficiente de la mano de obra, la maquinaria, los equipos y los suministros, lo que genera ahorros significativos en costes para la organización.
Por otro lado, un ambiente de trabajo productivo y libre de distracciones permite a los diferentes perfiles enfocarse en las tareas con mayor detalle, llevando a cabo un trabajo más preciso y de mejor calidad. Esto reduce la cantidad de errores y aumenta la satisfacción del cliente. La eficacia en los procesos, la disminución de errores y el mejor aprovechamiento de los recursos dan como resultado una reducción de costes.
En definitiva, descubrir cómo mejorar la productividad en el trabajo es un proceso continuo que requiere compromiso, disciplina y la implementación de estrategias efectivas, impactando positivamente tanto en el rendimiento, como en el bienestar laboral de los y las empleadas.
