La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. En Up SPAIN estamos especializados en este tipo de servicios, somos la solución global para la transformación digital de los gastos profesionales. La digitalización de facturas no es solamente una forma de eliminar papel, y sus problemas asociados de archivo y gestión, ni de trabajar de forma más práctica y cómoda, sino que se ha convertido en un factor clave en la estrategia de ahorro de costes de las empresas.
La digitalización debe estar certificada y este procedimiento se consigue escaneando el documento y transformándolo en una imagen que debe estar codificada de acuerdo con ciertos formatos estándar. Para que una factura digital sea válida frente a cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria debe estar homologada, para ello se debe cumplir con los requisitos técnicos que te contamos a continuación:
- Utilizar un formato homologado: ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF.
- Escaneo con una resolución mínima de 200 píxels.
- Incorporación de la firma digital del documento.
- Utilización de un software homologado por la AEAT.
La digitalización de facturas es posible en España desde el año 2007. Hoy en día se encuentra en un momento de alto crecimiento donde muchas empresas buscan este servicio con la idea de agilizar procesos y ahorrar el espacio de almacenamiento que hasta ahora ocupaban las facturas en papel. Una vez la factura pasa a ser digital tiene el mismo valor que en papel por lo que una vez almacenada se puede proceder a la eliminación de la factura original en papel.
Es muy importante la digitalización de facturas para la automatización de procesos, en los que nosotros estamos ayudando con el servicio de Up ACTiva a las empresas que no quieren perder el tren de la innovación, la optimización de tareas, la mejora continua de procesos y, sobre todo, la obtención de la rentabilidad necesaria que les permita estar en el mercado operando con solvencia en un entorno de máxima competitividad.
¿Qué ventajas ofrece Up SPAIN con la digitalización de facturas?
- Digitalización de los recibos y facturas
- Facilita la gestión de las notas de gasto
- Recuperación del IVA. Software homologado por el Ministerio de Hacienda
- Reducción del coste y del tiempo de gestión administrativa
- Ahorro directo de costes en papel y gastos de envío. Se calcula que el coste de una factura en papel con su correspondiente envío asciende a unos 17€, mientras que en formato digital es prácticamente inapreciable.
- Localización inmediata a disposición de los empleados, clientes o de la administración fiscal.
- Aumento de la productividad, al evitarse horas de trabajo de poca calidad generando notas de gastos y facturas a mano.
- Ahorro de personal y horas de trabajo. Se reduce significativamente los costes en personal y horas de trabajo en la gestión y verificación de facturas. Esfuerzos que pueden dedicarse a tareas de mayor calidad y mucho más productivas para las empresas.
Motivos para empezar un proceso de digitalización
Como anteriormente hemos comentado el ahorro de espacio es la razón fundamental debido a que puedes disponer de la información de forma mucho más rápida. Algo tan simple como teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. También existen otros motivos que te pueden hacer decidirte por necesitar este proceso como son:
- Seguridad ante todo. Antiguamente las facturas estaban bajo llave, ahora están protegidas por diferentes claves de acceso.
- Poder acceder a las facturas con cualquier dispositivo móvil.
- Cuidado por el medio ambiente. Cada vez más empresas están concienciadas con proteger el mundo y quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios.
- Poder compartir la información tanto con los empleados como con los clientes de manera rápida.
- Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden y esto consume recursos, se necesita a una persona para su mantenimiento. Cuando los documentos se digitalizan ya no existe ese problema.
- Evitar el deterioro de los documentos, manteniéndolos intactos con el paso de los años.
¿Cuáles son las fases en el proceso de digitalización?
- Lo primero que se tiene que hacer es reunir toda la información que queramos digitalizar, eliminando todos los elementos que no sean el documento en sí, como por ejemplo carpetas, clips, fundas, etc.
- Será necesario escanear la documentación para pasarla a formato digital. Esto puedes hacerlo manualmente, si la cantidad no es muy elevada y si no puedes contratar a una empresa especializada.
- A través de una herramienta de Reconocimiento Óptico de Caracteres, se podrá transformar la imagen de la página en texto. De esta forma, se podrá editar el documento digitalizado.
- Almacenamiento de la información para una futura búsqueda o consulta. Este último paso es fundamental debido a que lo más importante del proceso es mejorar el acceso a la información. Otro aspecto que no debes olvidar es realizar una copia de seguridad, de esta forma evitamos que la información pueda perderse.
- En la mayoría de las empresas, una vez escaneada la documentación, se pasará a realizar su destrucción de forma segura.
Solución Up SPAIN
La solución que ofrecemos con Up ACTiva va más allá de digitalizar los recibos también simplifica la gestión de tus gastos profesionales y está basada en tres pilares:
- Control: Parametrización total de las tarjetas con antelación. Plataforma y App de gestión online.
- Ahorro de tiempo: Permite ahorrar tiempo en la gestión de los gastos profesionales, a la vez que ofrece un mejor seguimiento de los mismos. Facilita la gestión de las notas de gasto y mejora la eficacia de los equipos.
- Recuperación del IVA: Up ACTiva moderniza la gestión de notas de gasto digitalizando el proceso y facilitando la recuperación del IVA.
Permite una amplia personalización de los perfiles de uso de las tarjetas. Está diseñada para uso nacional e internacional. Además, tú decides el límite de gasto y los rangos de días y horas que deseas configurar.
¿Qué razones tienes como empresa para contratar este servicio?
- Transparencia total y control
- Seguridad de cada transacción
- Acceso a promociones exclusivas en establecimientos de nuestra red
- Atracción y fidelización del talento
- Parametrización total. Personalización perfiles de uso
- Aceptación nacional e internacional
- Plataforma web y App de gestión dedicada
En Up SPAIN queremos facilitarte el proceso de digitalización de documentos con nuestro servicio de Up ACTiva. Si necesitas más información acerca de este tema, no dudes en echarle un vistazo a nuestra web. ¡Ponte en contacto con nosotros!
