Seguro que cada mañana te levantas con la intención de afrontar tu jornada con las mejores intenciones. Toda la energía del mundo y una ambiciosa lista de tareas por delante. Pero las cosas pronto empiezan a torcerse: reuniones inesperadas o mal programadas, e-mails, llamadas de teléfono, charlas con los compañeros que se alargan más de la cuenta… ¡Adiós a tu perfectamente estructurada agenda laboral!
No desesperes. Tus buenas intenciones pueden ser rescatadas a través de la priorización, la concentración y la fuente infinita de tu energía. Hoy te damos las claves que necesitas para estructurar mejor tu jornada laboral.
Prioriza. ¿Conoces la Matriz Eisenhower? EL trigésimo cuarto presidente de los EE.UU. decía: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”. Es importante saber diferenciar bien entre lo urgente y lo importante en aras de priorizar las tareas correctamente.
La matriz consiste en 4 cuadrantes. El eje horizontal representa la urgencia, mientras el vertical representa la importancia. A partir de ahí, categoriza las tareas en cada cuadrante: importante y urgente (hazlo ya); importante y poco urgente (planifícalo); urgente pero no importante (delégalo); ni importante ni urgente (déjalo para más tarde).
Bloquea espacios en tu agenda para centrarte solo en una tarea. Pero solo en eso. Fuera móviles, fuera e-mails, fuera distracciones. Planifica tu agenda de tal manera que haya momentos en los que puedas trabajar con la máxima concentración en una tarea. Podrás pensar de manera más clara y creativa. Maximiza la intensidad de tu trabajo en estos períodos de tiempo.
Ten en cuenta el coste de las reuniones. ¿Es necesaria la reunión que estás a punto de programar? Incluso una reunión breve puede desencadenar un desajuste en las agendas de los participantes. Las reuniones no siempre son necesarias y si no están bien organizadas y con los objetivos claros, pueden perjudicar más que favorecer. Cuando organices tu agenda, ten en cuenta los tiempos dedicados a las reuniones para que el planning se ajuste a la realidad.
No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. O, lo que es lo mismo, deja de procrastinar. Seguro que en tu lista hay tareas que no te apetece hacer nada de nada. Esas son las que deberías afrontar primero. Las más tediosas, las que son como un enorme nubarrón gris sobre tu cabeza. Quitarte de delante este tipo de tareas antes que las demás te ayudará a afrontar el día con otra energía e impulsará tu productividad.
Fuente: Quartz at Work
