El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas en la actualidad, pero alguna vez os habéis preguntado cuántos mails mandáis al año… seguro que bastantes, aunque eso dependa del tipo de puesto de trabajo que tengáis. Lo que está claro es que es un hecho muy habitual, muy repetitivo y mecánico y que suele robar tiempo y energía. Pocas personas son conscientes de la dinámica que se debe seguir a la hora de escribir un correo electrónico pero el modo en el que se hace tiene más consecuencias de lo que parece.
Presentamos en este post una serie de sencillas pautas para escribir mails que pueden conseguir que se pierda menos tiempo y que puedan cumplir el objetivo.
– No siempre escribir un email es la mejor manera de comunicarse, de solucionar problemas o de consultar algo. Antes de enviarlo hay que pensar si es necesario y me aportará algo.
– El contenido debe ser claro, qué es lo que se quiere transmitir. Debe ser como una noticia breve o un tweet.
-Breve, simple y preciso, la rapidez es un punto. Cuando tienes claro lo que quieres contar y además lo haces deliberadamente breve, ese mensaje es un éxito. Aplicar la simplicidad a todos los rincones de tu trabajo es una gran decisión. Y en el Email más. A la hora de escribir hazlo todo lo simple que puedas.
– Ir directo al grano siempre y cuando te estés comunicando con alguien con el que ya tienes relación. Se debe ahorrar la cortesía y la afabilidad en los saludos y despedidas.
– Si no queda otra que enviar un email largo, habrá que hacerlo de manera estructurada, para facilitar la lectura a quien lo recibe. También se puede adjuntar un informe y dejar que el email sean un par de frases.
– Antes de enviar es conveniente hacer una lectura rápida para evitar malentendidos, confusiones, cadenas interminables. Con esta lectura rápida, nos aseguraremos de que estamos respondiendo a lo que nos pedían o que estamos dando los datos justos.
– Importante, el asunto. Debe ser como un titular de una noticia. Tiene que sintetizar y resumir bien lo expuestos dentro del mensaje. Es así porque a la persona que lo está recibiendo le ayudará leerlo sin necesidad de abrirlo y se hará una idea clara del contenido.
Fuente: equiposytalento.com
Foto: korlamfoto.com
