Establecer un presupuesto para organizar un evento empresarial es uno de los pasos iniciales en su planificación. Primero, convocaremos una reunión con el equipo de producción para detallar todas las necesidades y estimar la magnitud del evento. Dependiendo del tipo de evento, como una presentación íntima o un concierto con miles de asistentes, el enfoque y los recursos varían considerablemente. A continuación, te compartimos las claves para elaborar un presupuesto para organizar un evento que sea tanto eficiente como exitoso.
Presupuesto para organizar un evento
Lo primero al crear un presupuesto es definir los objetivos del evento. ¿Qué deseas lograr? ¿Cuál es el mensaje o la experiencia que deseas transmitir a los asistentes? Una vez tengas clara esta información, el siguiente paso es hacer un listado de posibles gastos e ingresos, considerando también el flujo de efectivo, que te permitirá anticipar si habrá ganancias o pérdidas. Ten en cuenta que no todo puede preverse con exactitud, y algunas partidas pueden ajustarse conforme avanzan los preparativos.
Es aconsejable pedir, al menos, tres presupuestos a diferentes proveedores. Esto te permitirá comparar y elegir la opción que mejor se adapte a tu evento y a tu presupuesto.
Una vez tengas el presupuesto elaborado, preséntalo de forma clara y estructurada. Usa un diseño simple, pero efectivo para que sea fácil de leer y comprender. Incluye los datos esenciales: encabezado, fecha, lugar, hora, tipo de evento, asistentes y aforo, seguidos de cada partida de gasto con su precio unitario y total. Recuerda que la simplicidad y la claridad son clave para que todo quede a la vista.
Tipos de presupuestos
Existen diferentes tipos de presupuestos, dependiendo de la flexibilidad que ofrezca el evento y las fuentes de financiación disponibles. Un presupuesto puede ser más flexible o ajustado según los recursos disponibles, y es importante decidir si se ajustará el evento al presupuesto o si el presupuesto se adaptará al evento.
Adaptar el presupuesto al evento
Cuando el presupuesto se adapta a las necesidades del evento, el organizador tiene más libertad para definir los aspectos clave del evento empresarial sin tener que ajustarse a restricciones económicas estrictas. Este enfoque es más común en eventos organizados por instituciones públicas, como congresos y seminarios. Aquí, el presupuesto se hace según el plan general y los objetivos establecidos.
Adaptar el evento al presupuesto
Este enfoque es más usual en la mayoría de los eventos, especialmente en aquellos con un presupuesto limitado. En este caso, el presupuesto ya está fijado, y el equipo debe adaptarse a él. Desde la contratación de servicios hasta la selección de proveedores, todo debe ajustarse para cumplir con las expectativas y objetivos dentro de los límites económicos disponibles.
Aspectos que debes tener en cuenta
Asegúrate de que cada aspecto del evento esté bien detallado, desde el lugar y los permisos hasta los costes de los servicios. Además, deberás tener en cuenta de los gastos fijos, los costes variables y las posibles fuentes de ingresos.
Costes fijos de un evento
Los costes fijos son aquellos que no se pueden evitar, independientemente de cuántos asistentes haya. Estos incluyen la renta del espacio, el alquiler de equipos y los gastos de personal necesario para el evento. Es importante prever estos gastos con antelación y asegurar que el presupuesto cubra todas estas necesidades básicas.
Costes variables de un evento
Los costes variables dependen del número de asistentes y otros factores fluctuantes. Entre ellos, se incluyen gastos como el catering, los materiales promocionales, el transporte y el alojamiento de artistas o invitados. Asegúrate de tener un margen para estos gastos y de ajustar las cantidades según lo que se prevé.
Fuentes de ingresos de un evento
Una forma de equilibrar tu presupuesto es encontrar fuentes de ingresos. Esto incluye patrocinios, venta de entradas, colaboraciones con marcas o servicios en especie. El patrocinio puede ser una excelente forma de aumentar el presupuesto, ya que, además del dinero, puedes obtener servicios gratuitos o descuentos significativos.
Consejos para optimizar tu presupuesto de eventos
Para hacer más rentable tu evento, considera estos consejos:
- Reserva con antelación: Reservar el lugar y los proveedores con tiempo te permitirá ahorrar dinero y conseguir mejores precios.
- Reducción de costes innecesarios: Ajusta las partidas que puedas para evitar gastos superfluos. Por ejemplo, reduce la cantidad de materiales promocionales si el aforo es menor de lo previsto.
- Uso de redes sociales: Utiliza plataformas para promocionar tu evento. De este modo, podrás aumentar la visibilidad sin tener que invertir demasiado en publicidad tradicional.
- Aprovecha los patrocinadores: Aparte de visibilidad en carteles o redes, propón a los patrocinadores que ofrezcan servicios o productos gratuitos, como el catering o el transporte, para reducir costes adicionales.
Asegúrate de prever un porcentaje de tu presupuesto para imprevistos. Esto te permitirá manejar gastos inesperados sin que el evento se vea afectado. Con una planificación adecuada y un presupuesto bien estructurado, tu evento será un éxito.
Si estás buscando un equipo de expertos que pueda ayudarte a gestionar el presupuesto para organizar un evento de manera eficiente y adaptada a tus necesidades, en Up Spain contamos con la experiencia y los recursos para hacerlo realidad. Desde la planificación hasta la ejecución, nuestro equipo se encarga de cada detalle para garantizar el éxito de tu evento. Visita nuestro sitio web para obtener más información sobre nuestros servicios de organización de eventos: Up Spain – Eventos.
